Formato de celdas

 Formato de celdas

Vamos a hablar del formato de celdas, hay veces, que, por ejemplo, tenemos un numero pero no cumple con nuestras necesidades.

Cuando damos un formato, por ejemplo, a un número solo afecta a la manera de mostrarlo, no afecta a su valor.

Veamos un ejemplo, tenemos los siguientes datos:

Decir que una fecha es un numero general, que empieza a contar desde el día 1 de enero de 1900, cuya fecha equivale al número 1, y, así consecutivamente con el resto de las fechas, esto quiere decir que la fecha 2 de enero de 1900 le corresponde el número 2.

Vemos en el modelo que tenemos una serie de fechas que están en su formato original, es decir, en formato general, pero lo que quiero ver es la fecha, no el numero general.

Voy a seleccionar el rango de fechas.

Dentro del rango, hago clic on el botón alternativo del ratón, y, selecciono formato de celdas.

Se abre la ventana de formato de celdas, que está compuesta por diferentes pestañas, que son:

Como en este caso, vamos a cambiar una fecha, debemos de hacerlo desde la pestaña de número.

En la parte izquierda, podemos ver los números a que podemos dar formato, como puede ser un número, una fecha, una hora, incluso, podemos crear un formato personalizado.

En la parte de la derecha, vemos una ventana llamada muestra, que es como se va a ver el numero una vez le hayamos dado un formato.

Pues, vamos a seleccionar fecha.

En la parte de la derecha, vemos una ventana llamada tipo, donde por defecto, tiene aplicado un formato, que es día, mes, y, año, y, en la ventana muestra, vemos como quedaría dicho formato.

Tenemos que decir que la configuración de fecha corresponde a nuestra configuración regional que tengamos configurada en nuestro PC.

Aunque, podemos ver en la parte inferior, una ventana llamada configuración regional, donde por defecto, pone nuestra configuración regional, que por supuesto, podemos cambiar.

En la ventana tipo, vemos diferentes formatos, donde entre otros, podemos ver solo el día y el mes, el día y el nombre del mes, o fecha larga, entre otras…

Voy a seleccionar la configuración por defecto.

Aceptamos.

Podemos ver como ahora podemos ver la fecha.

Si nos fijamos en la pestaña de inicio, tenemos un grupo llamado fuente, otro llamado alineación, y, otro llamado número, pues bien, estos son atajos, donde desde estas ventanas podemos dar directamente un formato, incluso, podemos acceder a la pestaña de formato de celdas que indique dicho grupo.

Por ejemplo, tenemos una columna con una serie de valores que son porcentajes, pero están en formato general.

A mí me gustaría verlo en formato de porcentaje.

Puedo hacerlo de dos maneras, accediendo a formato de celdas, desde la pestaña número, elijo porcentaje, e, indico el número de decimales, o, desde la pestaña de inicio, tenemos un grupo llamado número, donde vemos el símbolo de porcentaje.

Simplemente, lo pulsamos, y, a través de estos dos iconos, podemos indicar más o menos decimales.

Podemos ver en la parte superior, un desplegable donde por defecto está configurado en general, si desplegamos, podremos acceder a diferentes formatos, como puede ser número, o, fecha entre otros…

El único problema, quizás que yo veo, es que por ejemplo, si selecciono una fecha, no puedo seleccionar entre diferentes formatos de fechas.

Pero, de momento, lo dejamos en porcentaje.

Pero, que ocurre, si queremos aplicar un formato, y, no nos vale ninguno de los que vemos en la pestaña número.

Pues bien, si nos fijamos en el grupo, en la parte inferior derecha, vemos una flecha que apunta hacia abajo, pues si haceos clic en ella, accedemos a la pestaña número de formato de celdas, y, ya podemos seleccionar el formato que deseemos.

Pero, como he dicho anteriormente, lo dejamos en porcentaje, y, le damos dos decimales.

También, tenemos una columna con números, pero lo queremos en formato de moneda.

Para ello, seleccionamos el rango de datos.

Despliego el desplegable del grupo número, y, elijo moneda.

Vemos que por defecto, nos lo pone en euros, que corresponde a mi configuración regional con dos decimales.

Si vemos que no necesitamos los decimales, podemos hacer clic en este icono, y, los quitamos.

En la pestaña número, en la parte inferior izquierda, vemos el siguiente icono:

Que si desplegamos, vemos diferentes formatos de monedas, pero si ninguno nos vale, hacemos clic en más formatos de contabilidad, y, accedemos a la pestaña número de formato de celdas, vamos a la pestaña contabilidad, donde podemos decidir que símbolo queremos que aparezca y numero de decimales. 

Tenemos que decir que este formato, contabilidad, solo le pone el símbolo de moneda que le indiquemos, no convierte el numero en moneda.

Para ello, tenemos que seleccionar la opción de moneda.

Ahora, vamos a ver un problema que nos puede surgir.

En una celda fuera del rango, voy a poner el valor, por ejemplo, 200.

Antes de seguir, indicar que de un simple vistazo, podemos saber si el formato de una celda es texto, o, numero, cuando el valor se alinea a la izquierda, quiere decir que es formato de texto, y, cuando se alinea a la derecha, está en formato de número, esto es, porque podemos tener un numero en formato de texto, y, no podremos realizar operaciones con él.

Después de esta aclaración, seguimos con el ejemplo.

Me he equivocado, y, resulta que no era 200, sino el 30%.

Puedo poner el número, y, añadirle el símbolo de porcentaje, y, ya estará en formato de porcentaje.

Pues, voy a cambiarlo.

Ahora, voy a volver a poner el valor de 200.

Vemos que sigue respetando el formato de porcentaje.

Lo que voy a hacer es ponerlo en formato general, pero vemos que no pone el valor 200, sino el número 2, cosa que es correcta, porque el número 200 en porcentaje si lo pasamos a general, es dividir el numero 200 entre 100.

Es decir, que aunque hayamos cambiado el formato, el numero devuelto ya no es el mismo, para solventar este problema, debemos de introducir de nuevo el número.

También, desde la pestaña de inicio, tenemos un grupo llamado alineación, que si hacemos clic en la flecha que apunta hacia abajo en la parte inferior derecha, accedemos a la pestaña de alineación de formato de celdas.

Siguiendo en esta pestaña, en la parte superior izquierda, podemos alinear una celda, o, grupo de celdas.

Con estos tres iconos, podemos alinear a la parte superior, al medio, o, a la parte inferior.

Con estos tres iconos, podemos alinear a la izquierda, al centro, o, a la derecha.

Con estos dos iconos, podemos aumentar, o, disminuir la sangría, es decir, alejar o acercar el texto al borde de la celda.

Con este icono, podemos girar el valor de una celda.

Si tenemos un texto que abarca más de una celda, a través de este icono:

Podemos ajustar el texto en varias líneas para poder visualizarlo mejor:

Si hacemos clic en dicho icono vemos que queda señalado, de esta manera, de un simple vistazo, podemos saber que una celda o grupo de celdas están ajustadas.

A través de este icono, podemos combinar una celda, por ejemplo, queremos poner un título, en varias celdas, por lo que necesitamos que varias celdas se conviertan en una.

Veamos un ejemplo.

Vamos a poner un título a este modelo, dicho título, tiene que abarcar las columnas A, B, C, y, D, por lo que esas columnas la tenemos que convertir en una.

Pues seleccionamos desde A1 hasta D1, desplegamos combinar y centrar, y, elegimos combinar y centrar.

Vemos que todas las celdas seleccionadas ahora es una.

Ahora, vamos a poner un título.

Por supuesto, podemos cambiar el formato, como dar un relleno o cambiar el color del texto.

Cuando hemos combinado y centrado, por ejemplo, vemos como combinar y centrar queda marcado, es una forma rápida, de saber a configuración de una celda o conjunto de celdas.

Si desmarcamos combinar y centrar, las celdas quedan sin combinar.

Aunque, también podemos desplegar combinar y centrar y elegir separar celdas.

¿Qué problema se nos presenta?

Pues que todas las celdas ahora es una.

Si elijo combinar celdas, todas las celdas serán una, pero el texto no estará centrado.

Pero quiero combinar y centrar, pero que cada celda sea independiente.

Voy a pulsar CTRL más Z para ir deshaciendo hasta tener las celdas de nuevo de forma independiente.

Vuelvo a seleccionar las celdas.

Decir, que si queremos acceder a formato de celdas, a través de un atajo de teclado, debemos de pulsar CTRL más 1.

Pues, pulsamos CTRL más 1, o, hacemos clic en el siguiente icono.

Desde la pestaña alineación, desplegamos horizontal, porque vamos a trabajar con un rango en horizontal, y, seleccionamos centrar en la selección.

Con esto vamos a conseguir que el texto que pongamos quede centrado, pero cada celda sigue siendo independiente, además, si eliminamos o añadimos una columna el texto se vuelve a centrar.

Podemos fijarnos que desde aquí podemos cambiar la sangría.

Ahora, voy a seleccionar el siguiente rango.

¿Qué quiero?

Quiero combinar y centrar cada línea de celdas, pero lo vamos a combinar y centrar todas a la vez.

Para ello, desplegamos combinar y centrar, y, elegimos combinar horizontalmente.

Y ya lo tenemos.

Dentro de la pestaña de inicio, también tenemos el grupo fuente.

Donde podemos cambiar el tipo de letra.

También, podemos cambiar el tamaño de la letra.

Aunque, también lo podemos hacer a través de estos iconos.

Podemos poner el texto en negrita, cursiva, o, subrayada, o, todas a la vez.

Si desplegamos subrayado, podemos elegir un subrayado simple, o, doble.

A través, de estos iconos podemos dar un relleno y, un color de letra.

Ahora, vamos a hablar de este icono, que son los bordes.

Vamos a ver un ejemplo.

Tenemos los siguientes datos:

Tenemos tres productos en vertical, tenemos una columna con el nombre de vendido, y, ponemos X donde dicho producto ha sido vendido.

Pero ¿Qué puedo ver que podría arreglar?

Veo que uso todo el espacio de una celda para almacenar un carácter, lo que cual estoy despreciando espacio, que podría usar para otros usos.

Voy a seleccionar el siguiente rango.

Pulso CTRL más 1 para ir a formato de celdas, aunque también puedo hacer clic en el siguiente icono.

Voy a la pestaña de alineación, y, puedo ver a la derecha un reloj.

A través de este reloj en grados, puedo especificar una serie de grados, y, las celdas seleccionadas se orientarán el número de grados que le indiquemos.

Este reloj puedo moverlo a través del ratón moviendo la línea, o, puedo especificar el número de grados.

Voy a moverlo 90 grados hacia arriba.

Aceptamos.

Podemos ver que las celdas seleccionadas se han girado 90 grados.

Ahora lo que voy a hacer es autoajustar, para ello, voy a seleccionar la columna que quiero autoajustar, que en este caso, es la columna C.

Muevo el ratón a uno de los lados del nombre de la columna, hasta que veamos una flecha de dos puntas, a continuación, hacemos un doble clic con el ratón, y, conseguimos un auto ajuste.

Podemos ver como ahora estamos usando el espacio que tenemos ocupado.

Lo siguiente que voy a hacer es que en la celda B3, voy a poner un título, quiero que en la parte de arriba, aparezca vendido, y, en la parte de abajo aparezca producto, pero todo en la misma celda.

Lo primero que voy a hacer es poner los valores que quiero que aparezcan.

Podemos ver que aparecen los dos datos unidos, pero no es lo que quiero, quiero que la palabra producto aparezca debajo de la palabra vendido, para ello, he de hacer un salto de línea, eso lo conseguimos colocándonos en la letra P de la palabra Producto, y, pulsando ALT más enter.

En este caso, para que quede bien ajustado, voy a hacer dos saltos de línea.

Lo siguiente que voy a hacer es mover la palabra vendido hacia la derecha, para ello, hago clic en este icono de la barra de formula, para poner la barra de fórmulas más grande, y, así puedo trabajar mejor.

Me pongo delante de la letra V de la palabra Vendido, y, voy dando espacios.

Ya tiene, para mí, una mejor apariencia.

Ahora, voy a insertar una barra transversal, para ello, pulso CTRL más 1 para acceder a formato de celdas.

En este caso, selecciono la pestaña borde.

Selecciono el siguiente icono

Ya tenemos dividida las dos palabras.

Ahora, voy a seleccionar todo el rango, y, voy a poner bordes a todo el rango seleccionado.

Para ello, desde la pestaña de inicio, en el grupo fuentes, despliego bordes, y, selecciono todos los bordes. 

Vemos que todo el modelo tiene bordes.

Ahora, lo que quiero es que cuando ponga bordes, quiero que esos bordes estén de otro color.

Para ello, desde el grupo fuentes, desplegamos bordes, desplegamos color de línea, y, elegimos un color.

Vemos que aparece un lápiz, pues, pulsamos enter.

Seleccionamos un rango y le podemos todos los bordes, y, vemos que dichos bordes aparecen con el color que hemos seleccionado.

Si nos hemos equivocado, y, por ejemplo, hemos puesto más bordes de la cuenta, desplegamos bordes, y, seleccionamos borrar borde.

Aparece una goma de borrar, pues ya solo tenemos que borrar los bordes que no necesitemos, cuando terminemos, pulsamos la tecla de escape.

Si elegimos dibujar borde, vemos que aparece un como icono un lápiz, y, somos nosotros quienes manualmente dibujamos los bordes.

Si en vez de dibujar borde, seleccionaos dibujar cuadricula de borde, conseguimos que todos los bordes y líneas ente celdas se rellenen.

Si desplegamos estilo de línea, podemos decidir cómo queremos que sea el estilo de línea y bordes.

Si hacemos clic en más bordes, accedemos a la pestaña bordes de formato de celdas.

Volvemos de nuevo a formato de celdas, a la pestaña número, y, dentro de categorías, vamos a ver personalizada.

Mediante esta opción, vamos a crear un formato de numero personalizado.

Bien, en una celda escribo el siguiente número, el cual tiene 5 decimales.

Pulse CTRL más 1 para acceder a formato de celdas.

En la pestaña número, hago clic en personalizada.

En la ventana de la derecha, en la parte superior, tenemos un cuadro llamado muestra, que es como vemos el numero una vez que le hemos dado un formato.

En la parte inferior, vemos otra ventana, llamada tipo, donde ya tenemos una serie de formatos personalizados,  los cuales podemos usar.

Bien, lo que quiero es que el numero tenga dos decimales.

Para ello, en la ventana tipo, escribo lo siguiente:

Vemos como en la ventana muestra ya aparece el numero con dos decimales redondeados, como es lo que queremos aceptamos.

A partir de ahora, cualquier número que escribamos en la celda A1 que tenga más de dos decimales serán redondeado a dos decimales.

El formato del número no va a afectar al valor real de la celda para poder realizar los cálculos, si nos fijamos en la barra de fórmulas podremos ver el valor absoluto del número, al contrario, cuando usemos el relleno rápido.

Ahora, en tipo voy a poner lo siguiente:

¿Qué quiere decir?

Quiere decir que cuando en la celda A1 pongamos un numero negativo aparecerá en rojo, y, cuando sea positivo aparecerá en verde.

Aceptamos y probamos.

Si volvemos a formato de celdas, a la pestaña número y a personalizada, y, pongo la siguiente expresión:

En este caso, afectara a todos los números, sean positivos o negativos.

En la ventana de tipo podemos poner hasta cuatro expresiones, en caso de poner cuatro expresiones, la primera expresión hace referencia a los números positivos, la segunda expresión hace referencia a los números negativos, la tercera expresión hace referencia a valores cero, y, la cuarta expresión hace referencia a valores de texto.

Voy a hacer tres expresiones, quiero englobar los valores positivos, negativos, y, valores cero.

En este caso, los valores positivos los pondrá en azul, los valores negativos en rojo, y, cualquier valor que sea cero, lo pondrá en negro, que es el valor por defecto, ya que no le hemos asignado ningún color.

Aceptamos y probamos.

Vamos a hacer uso de la cuarta expresión para darle formato al texto, para ello, después de la tercera expresión, ponemos punto y como, abrimos un corchete, ponemos el nombre del color, en mi caso, voy a poner verde, cerramos el corchete, y, a continuación, ponemos el símbolo de arroba(@).

El símbolo de arroba, lo ponemos que dar formato a un número que contenga texto.

Decir que debemos de seguir el orden especificado anteriormente.

Aceptamos y probamos.

Seguimos, en una celda pongo el siguiente número, vemos que tiene una parte entera de cinco dígitos, y, una decimal de cuatro dígitos. 

Seguimos, en una celda pongo el siguiente número, vemos que tiene una parte entera de cinco dígitos, y, una decimal de cuatro dígitos.

Pulso CTRL más 1 para acceder a formato de celdas, voy a la pestaña número, y, hago clic en personalizada.

Bien, si en la ventana tipo, escribo la siguiente expresión:

La almohadilla antes de la coma hace referencia a la parte entera, y, la almohadilla después de la coma, quiere decir que se redondee a un decimal.

¿Qué ocurre cuando usamos el signo de almohadilla?

Pues que ignora cualquier cero no significativo, para verlo más claro, al número anterior voy a poner un cero a la izquierda, al pulsar enter, vemos como ese cero desaparece, porque es un cero no significativo.

Pues, vamos a volver a personalizada, y, en tipo sustituyo la almohadilla por 6 ceros.

¿Qué significa?

Quiere decir que la parte entera puede estar formada por un numero de seis dígitos, en caso, de que escribimos un numero de menos de seis dígitos, será relleno por la izquierda por ceros.

Esto suele usar, cuando una empresa pone códigos, por ejemplo, de cuatro dígitos, y, empieza por el código 1, si escribe 0001, de forma predeterminada, esos ceros no significativos, desaparecen, pues usando el formato anterior, no desaparecerían, en este caso, tendríamos que poner cuatro ceros.

Si en la ventana tipo, escribo la siguiente expresión:

Es decir, no pongo parte entera, pues mostrara solo la parte decimal e ignorara la parte entera.

Ahora, tenemos los siguientes dos números en dos celdas distintas, que son los mismo.

Voy a seleccionar el segundo número, y, voy a pulsar CTRL más 1 para acceder a formato de celdas, voy a la pestaña número, y, selecciono personalizada.

En la ventana tipo, escribo la siguiente expresión:

Si nos fijamos bien, el número que tenemos tiene tres decimales, pero en la ventana tipo, en la parte decimal hemos puesto seis interrogantes.

¿Qué vamos a conseguir?

Lo que va a ocurrir es que el número se va a centrar, porque a partir de la derecha, va a dejar tres espacios en blanco, que son los interrogantes que no han sido rellenados.

Vemos como el numero ha quedado centrado.

Y si añado dos interrogantes más en la parte entera.

Pues que va a dejar dos espacios en blanco también por la izquierda.

 

Ahora, en una celda tengo el siguiente valor.

Quiero añadirle el punto de miles.

Para ello, vuelvo a personalizada, y, en la ventana tipo, escribo la siguiente expresión:

La almohadilla antes del punto equivale a la parte entera, y las tres almohadillas después del punto, son los tres valores que tenemos.

Aceptamos, y, vemos como se le ha añadido el punto de miles.

Y si cambo las tres almohadillas por un cero.

Pues que ya no hace falta que especifiquemos el número de caracteres, porque el cero será todos los caracteres que haya después del punto.

Ahora, tengo el siguiente número:

Este número es por ejemplo, kilos de verduras que hemos vendido, lo que quiero es que después del número aparezca la palabra Kg, haciendo referencia a kilos, como es texto, debemos de ponerlo entre comillas dobles.

Seleccionamos la celda con el número, vamos a personalizada de formato de celdas, y, en la ventana tipo, ponemos la siguiente expresión:

Aceptamos, y, vemos como aparece la palabra Kg al lado del número, decir que si no hay número, no aparecerá la palabra Kg.

Si nos fijamos en la barra de fórmulas, vemos que tenemos el valor absoluto, quiere decir que podemos operar con este número.

Ahora, lo que quiero es que en vez de que aparezca la palabra Kg, aparezca el símbolo de moneda de euro, pero esto no convertirá el numero en moneda, sigue siendo un número.

Este símbolo no hay meterlo entre comillas dobles.

Si en la ventana tipo, ponemos la siguiente expresión, pondrá el numero en formato de porcentaje.

Veamos algunos ejemplos con fechas.

Por ejemplo, uso la función HOY para obtener la fecha actual.

Pero, solo quiero ver los dos dígitos del año, para ello, vuelvo a personalizada, y, en la ventana tipo, escribo la siguiente expresión:

Vemos los dos últimos dígitos del año.

Si quiero ver el año completo, escribo cuatro a.

Si quiero ver el nombre del mes, escribo 4 m.

Si quiero el número de mes, pero si el mes es de un digito que aparezca con un cero a la izquierda, escribo dos m.

Para el día seria lo mismo, pero en vez de M, debemos de escribir D.

Ahora, en una celda uso la función AHORA(), para que me devuelva la fecha y hora actual.

Volvemos a personalizada, y, solo quiero ver la hora, para ello, en la ventana tipo, escribo una sola H.

Si quiero que aparezca AM o PM, añado lo siguiente:

Cuando usamos PM o AM, se basa en un reloj de 12 horas.

PM significa desde las 12 del mediodía hasta las 12 de la noche, y, AM desde las 12 de la noche hasta las 12 del mediodía.

Veamos, ahora, la pestaña de proteger.

Vamos a pulsar CTRL + 1, para acceder a formato de celdas, y, vamos a la pestaña de proteger, esta pestaña se usa a la hora de proteger una hoja.

Podemos, ver que por defecto bloqueada esta activada, esto quiere decir que si protegemos la hoja, todas las celdas quedaran protegidas.

Si vamos a la pestaña de revisar, tenemos un grupo llamado proteger, donde tenemos proteger hoja.

Vamos a hacer un clic en proteger hoja, y, ponemos una contraseña, por ejemplo, el número 1, la confirmamos y aceptamos.

Si intentamos escribir en una celda, nos aparece una advertencia de que la hoja está protegida.

Bien, pues lo que queremos es proteger solo la celda A1, el resto de las celdas deben de quedar desprotegidas.

Vamos a hacer clic en este icono, y, quedara seleccionada la hoja completa.

Pulsamos CTRL + 1 para acceder a formato de celdas.

Vamos a la pestaña proteger, y, desmarcamos bloqueada.

Aceptamos, y, ahora aunque pongamos una contraseña no tendrá efecto, porque las celdas están desbloqueadas.

Seleccionamos la celda A1, pulsamos CTRL + 1, vamos a la pestaña de proteger, y, marcamos bloqueada.

Aceptamos.

Ahora, protegemos la hoja, y, podemos observar que solo la celda A1 es la que está protegida, el resto de las celdas no lo está, pues ya tenemos lo que queríamos.

Dejamos aquí el tema de formato de celdas.